Hol van már az az idő, amikor egy pénztárosnak több száz termék árát kellett megjegyeznie ahhoz, hogy gyorsan végezhesse munkáját. Ma a legtöbb üzletben csak elhúzzák az árut az érzékelő fénysugár előtt, s a gép máris „tudja”, mennyibe kerül. A vonalkódok életünk szerves részeivé váltak, de csak kevesen értik, hogyan is „működnek".

A vonalkódokat leginkább vizuális morzejelekhez hasonlíthatjuk. Fehér alapon, egymástól különböző távolságra lévő, különböző vastagságú vonalakból állnak. Az információt azonban - a közhiedelemmel ellentétben - nem a fekete vonalak, hanem a fehér közök hordozzák, mert a vonalkód olvasó berendezések pásztázó fénysugara ezekről verődik vissza. A berendezés egy elektromos jelet állít elő ebből a fénysugárból, amely a vonalkód információit tartalmazza.

A vonalkód egy azonosítási módszer, amellyel gyorsan és nagy pontossággal gyűjthetünk adatokat. Ennek alapfeltétele, hogy rendelkezésünkre álljon a megfelelően programozott leolvasó rendszer is. Hiszen hiába van a terméken vonalkód, ha azt a leolvasó nem tudja értelmezni. Szerintem mindenki látta már, amikor hiába „csipogtatja" a pénztáros a vonalkódot, semmi sem történik. Ennek két oka lehet: vagy nem rendeltek az adott kódhoz terméket, vagy más kódrendszert alkalmazott a gyártó cég. Hiszen a számos felhasználási területen több „kódnyelvet", kódolási eljárást is használhatnak.

A legelterjedtebb az EAN-13, melyben 13 számjegy jelöli az illető terméket. Az első 12 számjegy hordozza a tényleges információt, az utolsó számjegy pedig egy ellenőrzőszám, amely egy speciális algoritmus eredményeképpen adódik az első 12 számjegyből.

Az első három számjegy a származási helyet, országot jelzi. (Magyarországot például az 599 számsor jelöli.) A maradék számok a gyártó céget azonosítják, illetve azt a gyártó által készített listán hányadik az adott termék. Minden gyártó cég kap egy hivatalos számot, amely négy- vagy ötjegyű. Ez attól függ, hogy hány fajta terméket szeretne előállítani, illetve kódolni. A vonalkód „csomagot" ugyanis meg kell vásárolni. Konkrétan 10.000 ill. 100.000 termék kódolására vásárolhat magának „számot". Ha a kevesebb termékkódolási lehetőség mellett dönt, akkor az országkód után következő öt számjegy tartalmazza a gyártó, majd a következő négy számjegy a termék adatait. Ha többfajta terméket szeretne előállítani, akkor négy számjegy jut a gyártó adatainak, öt pedig az áruinak. Természetesen, ezért az utóbbi kódolási lehetőség többe kerül, viszont nagyobb rugalmasságot ad a termékek jelölésénél. Mivel a termék csak egy számsorral rendelkezik, a leolvasó berendezésben a konkrét nevét hozzá kell rendelni.
Az, hogy az adott kódszámhoz milyen árucikket rendel hozzá, teljesen az árut előállító cégen múlik. Mindebből az is következik, hogy egy egyszerű vásárló a vonalkód alapján a termék adataiból maximum csak a származási helyre tud következtetni (persze, csak ha ismeri az ország kódját). A gyártó eldöntheti, hogy tényleg csak a nevét jelöli-e, vagy esetleg más adatokat is feltüntet (a méretét, súlyát, színét, stb.), tehát több csoportra bontja termékét. Mivel minden egyes szín, vagy méret az adott áruból különböző vonalkódot jelent, így ebben az esetben sokat számít, hogy egy cég 100.000 termék kódolását lehetővé tevő számot vásárol magának, vagy „csak” 10.000-set.